コンベンションとは、一定の場所にたくさんの人が集まるイメージがあります。
しかし、具体的に何をしているか意味を説明できる人は少ないのではないでしょうか。
今回は、コンベンションの意味やカンファレンスとの違い、コンベンションが開催されるまでの流れなどをくわしく解説します。
コンベンションとは？
コンベンションとは、会議・集会という意味です。
他に慣習やしきたり、大会参加者・出席者などの意味も持っています。
ビジネスシーンでは、主に大規模な会議や集会、展示会・博覧会などのことを指します。
日本では、2カ国以上の人が集まる国際会議の意味で使用されることが多いです。
コンベンションとカンファレンスの違い
コンベンションと似た言葉に、カンファレンスがありますが、こちらは小規模な国際会議を指しています。
ちなみに、ミーティングも会議や集会の意味を持っていますが、こちらは社内で行われる打ち合わせなどで使用される言葉です。
コンベンションを開催するメリット
コンベンションには、世界中から多くの人が集まります。
新しい人脈やビジネスチャンスが生まれる、絶好のイベントといえるでしょう。
コンベンションの開催地では、たくさんの人が集まるため、交通費や宿泊代、飲食代の需要が増えるなど、さまざまな経済効果があるため、積極的に受け入れる自治体も増えています。
コンベンションの流れ
コンベンションは非常に大規模な会議のため、準備には1～2年ほどかかることも。人員もかなり必要になります。
コンベンションを開催するには、まずは運営組織を作るところからスタート。
その後、内容や出席者、開催日時を決めて、会場の手配やスタッフの確保など準備を進めていき、広報活動を行います。
コンベンションは世界中に注目されている国際会議のため、失敗は許されません。何度も当日の流れを打ち合わせし、リハーサルを行い、コンベンション当日に備えます。
コンベンション終了後の、開催費用の支払いや議事録の作成、参加者へのお礼状発送も大切な仕事です。
コンベンションを成功させる秘訣
コンベンションでは、念入りな打ち合わせやリハーサルなど、事前準備はもちろん大切ですが、参加者の交流の場を作ることも重要なポイントの一つです。
コンベンション終了後に、懇親会の場を設けましょう。
コンベンション内では時間が限られており、十分な交流や情報交換ができないこともあるため、懇親会を開くことで人脈を広げるチャンスが生まれます。
懇親会は、ホテルやレストランを貸し切りにしてもいいですが、キッチンがない場所で行うときはケータリングを利用するのもおすすめ。
ケータリングであれば、料理だけではなく、会場の運営なども任せることができるので、負担を減らすことができます。
まとめ
コンベンションとは、会議や集会の意味で使われることがほとんどです。主に国際的な大規模な会議のことを指します。
規模が小さくなるとカンファレンスと呼び名が変わることも。
コンベンションを開催するには1～2年と長い準備期間が必要となりますが、さまざまな国から集まるため、新しい人脈を築くチャンスです。また、たくさんの人が集まるため、開催地にもメリットがあります。
また、コンベンションを開催するだけでも大変なことではありますが、限られた時間の中では交流が不十分になることもあるので、懇親会の開催を企画してみるといいでしょう。